En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil publican la presente política que establece las pautas para el Tratamiento de los Datos Personales de sus clientes, proveedores y usuarios de sus distintos programas, servicios y planes de mercadeo.

1. OBJETIVO

Las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil elaboran, comunican e implementan esta “Política de tratamiento y privacidad de datos personales” con el fin de que los titulares de datos que reposen en los archivos de las empresas del Grupo, puedan ejercer los derechos establecidos bajo las normas vigentes de protección de datos personales; igualmente, con el propósito de ratificar su compromiso con la conservación de los datos personales que recauda para el logro de los objetos sociales de las empresas que lo conforman, de acuerdo a las condiciones de seguridad y privacidad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2. ALCANCE

Esta “Política de tratamiento y privacidad de datos personales” es aplicable a las empresas Petróleos Del Milenio S.A.S; Petromil Gas S.A.S. E.S.P; Comercial Avanade S.A.S; Inversiones Avanade & Cía S.A.S; Avanade Capital Holding S.A.S; Agroindustria Avanade S.A.S; Transoil de Colombia S.A.S. y Terminal de Líquidos de Barranquilla, las cuales forman parte del Grupo Empresarial Petromil, para cualquier registro de datos personales realizado de forma presencial, telefónica o virtual, verbal o por escrito, incluyendo a los empleados, funcionarios, contratistas o agentes de las empresas vinculadas. Se incluye toda información que el titular de la información ingrese por sí mismo, a través de medios electrónicos o virtuales dispuestos por las empresas que conforman el GRUPO EMPRESARIAL PETROMIL.

3. DEFINICIONES

De conformidad con las normas vigentes regulatorias del Habeas Data o la protección a los datos personales, a partir de esta “Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales” se adoptan las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual, se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y que permite su identificación.

Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular de la información.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión de datos personales: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS RECTORES

Para que sea posible la aplicación armónica e integral de las normas vigentes que regulan el Tratamiento de datos personales, mediante esta “Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales” se adoptan los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las normas legales vigentes y en las demás disposiciones que la desarrollen a través de la SIC;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

5. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES

Responsable del Tratamiento: Cada una de las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil serán responsables del Tratamiento de los datos recolectados y conservados por ellas en desarrollo de su objeto social:

6. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Esta política de tratamiento, privacidad y confidencialidad de datos personales fue publicada el día cinco (5) de junio del año 2017.

7. RECOLECCIÓN Y USO DE DATOS PERSONALES

7.1 Tratamiento y finalidad

Los datos personales conforman la información necesaria para que las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil  puedan interactuar con otras personas o con una o más empresas y/o entidades, identificándolas del resto de las sociedades y haciendo posible con ello la generación de flujos de información que contribuyen con el crecimiento económico y el mejoramiento de bienes y servicios que integran su objeto.

En el giro ordinario de sus actividades y en atención a las normas legales vigentes, las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil podrán recolectar, actualizar, usar, almacenar, procesar, tratar, transferir y transmitir los datos personales de sus accionistas, empleados y sus familiares, contratistas, clientes, proveedores acreedores y aliados estratégicos, en tanto son Titulares de los derechos derivados de sus datos personales. Igualmente podrán hacer parte de tales bases de datos la información personal de exempleados, excontratistas o exproveedores; potenciales empleados, socios, proveedores o clientes; así como de los invitados y visitantes de las empresas del Grupo Empresarial Petromil, en los términos consagrados en esta política, los cuales deben también tener el tratamiento de Titulares de los derechos que derivan de sus datos personales. Las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil declaran que cada una es la propietaria de las bases de datos que elabora y utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de datos personales. En consecuencia, las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil, como Responsables y Encargadas del Tratamiento, son las únicas que ostentan la facultad para autorizar su uso o disposición a terceros. Así mismo, Las empresas del Grupo Empresarial Petromil en el desarrollo de cada uno de sus objetos sociales y en su interacción con terceros, entre estos, clientes, proveedores, empleados, acreedores, aliados estratégicos, recolectan constantemente datos personales con diversas finalidades dentro de las cuales se encuentra:

  • Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas enfocados a su actividad de distribución de combustibles líquidos, gas natural, transporte o prestación de servicios complementarios.
  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad, gestión de ventas y actividades de cobranza.
  • Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  • Atención de requerimientos de autoridades, manejo interno a efectos de registro de sus clientes de los distintos segmentos de negocios.
  • Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus clientes o usuarios para el manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de las mismas.
  • Envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, proveedores y usuarios.

En general, la finalidad que tiene la recolección, uso y tratamiento de datos personales a que se refiere esta política, es la adecuada gestión, administración y mejora continua de las actividades del Grupo Empresarial Petromil. En desarrollo de lo anterior, dicha finalidad incluye la seguridad, la realización de procesos internos, la obtención de estadísticas y su análisis, el estudio de los mercados y la eficacia del Grupo Empresarial Petromil en la realización de las actividades que constituyen los objetos sociales de las empresas y demás que resulten de su interés. Igualmente podrá referirse a la creación y oferta de nuevos productos o mejora de los existentes.

Las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil declaran que se sujetan plenamente a las directrices de la Constitución Política de Colombia y la Ley, así como a sus reglamentos y políticas internas, por lo cual tratarán con extrema diligencia la información personal y darán el mejor uso posible a la información recaudada por medios físicos o electrónicos y que en todo caso llegaren a integrar cada una de sus bases de datos independientes. Igualmente declaran que no utilizarán medios engañosos o fraudulentos para recolectar y dar Tratamiento a los datos personales.

 

7.2. Autorización

Por regla general no se pueden recolectar datos personales sin autorización de su Titular. Sin embargo, la ley autoriza que se prescinda de esta autorización en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

b) Datos de naturaleza pública

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Los Titulares de los datos personales reconocen que la entrega de información personal es realizada de manera voluntaria y aceptan que, a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por las empresas del Grupo Empresarial Petromil, puedan recogerse datos personales; además, declaran saber que estos datos no se cederán a terceros sin su consentimiento, salvo que se trate de información para la que se puede prescindir de la autorización, por virtud de autorización legal.

Las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil solicitan autorización para el tratamiento de datos personales para las finalidades señaladas en esta “Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales”.  Para el efecto, el Titular del dato podrá diligenciar el documento “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” publicado en la página web del Grupo Empresarial Petromil, www.petromil.com. Igualmente, podrá emitir su autorización utilizando los distintos medios que la empresa disponga o llegue a disponer para tales efectos.

Al autorizar la recolección de datos de carácter personal el Grupo Empresarial Petromil, mediante la implementación de formularios de recolección de datos o su envío a través de cualquier otro medio, los Titulares declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos entregados y su tratamiento, en los términos previstos en esta Política.

Las empresas del Grupo Empresarial Petromil podrán usar los datos personales que capturan en ejecución de los objetos sociales de las empresas que lo conforman, sin limitarse a ellos en los siguientes supuestos:

a) Proporcionar a su Titular información de productos, servicios, promociones, ofertas, concursos, beneficios, créditos, informes financieros, accionarios, comerciales o de acción social de la empresa, liquidación de dividendos, facturación, cobro de servicios prestados, entre otras.

b) La realización de las actividades que se constituyen en objeto de las empresas del Grupo Empresarial Petromil: refinación, transformación, almacenamiento, importación, exportación, distribución y venta de combustibles líquidos derivados del petróleo, gas natural vehicular y demás servicios que hacen parte de sus objetos sociales y actividades conexas o complementarias.

c) El envío de información comercial, invitaciones o atenciones del Grupo Empresarial Petromil.

d) La realización de encuestas y/o sondeos de opinión o satisfacción.

e) La realización de actividades o el agotamiento de procesos ante entidades que integran el Sistema de Seguridad Social (salud, pensiones, riesgos profesionales), entidades de medicina prepagada o compañías de seguros y sus agentes o corredores;

f) Envío de invitaciones a procesos adelantados por el Grupo Empresarial Petromil.

g) Actividades o procesos relacionados o referidos a los accionistas, inversionistas, directivos, contratistas, proveedores, clientes, empleados o pensionados de las empresas del Grupo, incluyendo a sus familiares.

h) Análisis histórico o estadístico o informacional relevante para la toma de decisiones en las empresas del Grupo sobre datos de personas que visitan o son invitadas a las mismas o que fueron empleados o contratistas, proveedores, clientes, distribuidores, agentes o partícipes en procesos de selección del Grupo. 

i) La garantía de seguridad del Grupo Empresarial Petromil, en sus instalaciones, bienes, información y procesos.

j) Atención de requerimientos de autoridades.

k) Manejo interno a efectos de registro de sus clientes.

l) Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus clientes o usuarios.

m) Ejecución y/o cumplimiento de los contratos que tiene con terceros, ya sea de compra o venta de combustibles líquidos o gas natural vehicular (GNV), financiación para la conversión de vehículos o contratos de otra naturaleza comprendidos dentro de los objetos sociales de las empresas que integran el Grupo.

n) El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, proveedores y usuarios de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad de distribución de combustibles líquidos o gas natural vehicular (GNV) o prestación de servicios complementarios para:  a) compartir información con aliados comerciales; b) ofrecer servicios con beneficios para nuestros clientes y, c) compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realicemos alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro del Grupo Empresarial Petromil.

ñ) Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las bases de datos.

o) Obtención de información de grupos de interés para el relacionamiento del Grupo (datos de contacto de periodistas y autoridades).

p) Atención a los accionistas sobre sus solicitudes y trámites.

q) Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos del Grupo Empresarial Petromil.

r) Envío a distribuidores de lubricantes de bases de datos sobre puntos de venta o lubricaderos.

s) Transferencia y transmisión de datos a terceros con quienes realicemos alianzas relacionadas con su objeto social, contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos.

t) Análisis de prospectos con fines comerciales ya sea de clientes o consumidores.

u) Gestiones de cobranzas o comercial.

w) Compartirla con terceros aliados, proveedores y sociedades del mismo Grupo ubicadas dentro o fuera del país, en particular para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas y actividades de cobranza.

El Titular del dato acepta y reconoce que la autorización de uso y tratamiento de sus datos personales estará vigente durante el tiempo que las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil ejerzan las actividades propias de sus objetos sociales.

Los Titulares declaran que son responsables de que la información suministrada a las empresas del Grupo Empresarial Petromil, sea exacta y veraz y reconocen su obligación de mantenerla actualizada. En todo caso, los Titulares, con la aceptación de esta Política declaran que están conscientes de que son responsables de la información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que esta cause o pueda causar al Grupo Empresarial Petromil o a terceros a consecuencia de su uso o tratamiento.

Los Titulares, al entregar datos de carácter personal al Grupo Empresarial Petromil, aceptan que éste o los terceros que sean contratados por ella para el efecto le remitan información promocional o comercial, información de productos o servicios, eventos, boletines y en general actividades e información relacionada con el Grupo Empresarial Petromil.

Las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil podrán suministrar información personal contenida en sus bases de datos, relacionada con los objetos sociales de las empresas que lo conforman, a evaluadores, auditores, asesores o entidades certificadoras nacionales o internacionales. Igualmente, a las entidades estatales de vigilancia y control y las administraciones de impuestos de cualquier orden, nacional, regional o local. 

Las bases de datos que obtenga el Grupo Empresarial Petromil de entidades del Estado de cualquier orden, nacional, regional o local con el fin de ejecutar o atender a políticas o programas de beneficio general, serán objeto de tratamiento en los términos establecidos por éstas y conforme a las funciones legales que de ellas deriven.

 

7.3. Contenido de las bases de datos

Las bases de datos de las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil contienen información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo, número celular, cuentas bancarias, información tributaria, referencias comerciales y personales, entre otros).

7.4. Recolección y tratamiento de datos sensibles

Por regla general las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil no solicitarán información de datos sensibles, entendidos como se describe en las definiciones adoptadas en esta Política.  En caso de que alguna de las empresas que conforma el Grupo Empresarial Petromil requiera tratar datos sensibles lo harán en estricto cumplimiento de la normatividad colombiana y solicitando autorización previa, expresa y clara de su Titular y para las finalidades aquí descritas y las permitidas por Ley.

Igualmente, las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil no solicitarán información referida a niñas, niños o adolescentes, excepto aquellos datos de naturaleza pública que las empresas requieran para lo cual dará estricto cumplimiento a la normatividad vigente y solicitará autorización previa, expresa y clara del representante legal de su Titular.

Mediante este documento las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil dan cumplimiento a su obligación legal de informar a los Titulares de los datos personales que la autorización para recaudar y tratar datos sensibles es facultativa y que, de solicitarlos, la empresa respectiva indicará cuáles de los datos solicitados son sensibles y se asegurará de obtener el consentimiento expreso de su Titular, o de su representante para el caso de los niños, niñas y adolescentes.

8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

8.1. Derechos

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, derivados del Artículo 15 de la Constitución Nacional y de las normas que lo reglamentan:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a cualquiera de las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil que sea responsable y Encargada del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a cualquiera de las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil, salvo cuando no se requiera autorización, es decir, i) cuando los datos son requeridos por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) cuando se trata de datos de naturaleza pública; iii) cuando su tratamiento deriva de casos de urgencia médica o sanitaria; iv) cuando el Tratamiento ha sido autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; v) cuando los datos se relacionan con el Registro Civil de las Personas;

c) Ser informado por las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la SIC quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución ;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8.2. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular

Los derechos del Titular de los datos personales pueden ser legítimamente ejercidos por las siguientes personas: a) por el mismo Titular, quien tendrá que acreditar su identidad de forma suficiente; b) por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; c) por su representante o apoderado, quienes deberán acreditar tal calidad; d) por un tercero autorizado por la ley para ello.

Estas mismas personas son las únicas facultadas por la ley para solicitar información sobre los datos personales por virtud de la ley. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del Titular y no se acredite su representación con él, se tendrá por no presentada.

9. PROCEDIMIENTOS PARA PETICIONES CONSULTAS O RECLAMOS

9.1. Identificación de la dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

 Las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos cuando así lo requiera mediante el departamento de recursos humanos de cada una de las empresas que lo conforman, responsables de la atención de peticiones, consultas y reclamos y ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el o los datos personales que integran las bases de datos del Grupo Empresarial Petromil, así como revocar la autorización otorgada para su Tratamiento.

Estas dependencias pueden ser contactadas de la siguiente manera:

9.2. Consultas

Los Titulares podrán consultar sus datos personales gratuitamente a traves de los canales de atención dispuestos en esta política.

Las empresas del Grupo Empresarial Petromil podrán recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos Personales de:

a) El Titular del dato

b) De los causahabientes, representantes legales o apoderados de los Titulares

c) De entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales

d) Por orden judicial y de terceros autorizados por el Titular o por la ley.

e) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Las empresas del Grupo Empresarial Petromil darán respuesta a las consultas formuladas por el Titular de la información, sus causahabientes o representantes, en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término anterior, se informará al interesado el motivo de la demora, señalando además la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso será posterior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3. Reclamos

Los Titulares de los datos personales que consideren que la información contenida en una base de datos de las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante el Grupo Empresarial, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección en la que recibe respuestas y los documentos que quiera hacer valer para soportar su solicitud.  

Si el reclamo está incompleto, la empresa del Grupo Empresarial Petromil requerirá al solicitante para que la complete dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al recibo del reclamo. Si pasados dos (2) meses desde el requerimiento, el solicitante no lo completa, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, debe remitir el reclamo al funcionario competente e informar de ello al solicitante, en máximo los dos días hábiles siguientes al recibo. Una vez recibido el reclamo completo por parte de la dependencia responsable de la empresa del Grupo Empresarial Petromil, estos identificarán el dato sobre el que versa el reclamo con la leyenda “reclamo en trámite”, señalando además el motivo de este hasta que el reclamo se decida.

El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo en completa y adecuada forma. De no ser ello posible, la empresa del Grupo Empresarial Petromil debe informar al solicitante los motivos de la demora indicando la fecha en que atenderá el reclamo, la cual no podrá ser superior a los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN

Con la aceptación de esta “Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales”, el Titular del dato declara conocer que cualquiera de las empresas del Grupo Empresarial Petromil puede suministrar esta información a las empresas vinculadas o que hacen o llegaren a hacer parte del mismo, así como a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que sus datos personales podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o externa por parte de personas o empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil declaran que cuentan con los mecanismos internos, recursos humanos y tecnológicos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos, suficientes para evitar razonablemente cualquier vulneración de la información entregada por terceros.  Las bases de datos están alojadas en el centro de datos del Grupo Empresarial Petromil o en la nube, a partir de contratos de almacenamiento con reserva que para el efecto le sean prestados por terceros expertos dedicados profesionalmente a tal actividad. Sin embargo, las empresas del Grupo Empresarial Petromil se exoneran de responsabilidad por manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas que se encuentren por fuera de sus controles como de cualquier situación que no le fuera imputable.

En el caso de los servicios contratados en la nube, las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil realizarán sus mejores esfuerzos técnicos para asegurarse de que dicho servicio proporcione una debida protección de los datos, que sea prestado por profesionales en el área y posea los mecanismos tecnológicos que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos de las empresas del Grupo, se comprometen formalmente a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Esta obligación cobija todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

12. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Las empresas que conforman el Grupo Empresarial Petromil se reservan el derecho de modificar en cualquier momento y de manera unilateral esta “Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales”. Los cambios sustanciales efectuados serán informados a todos los interesados a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida y no entrarán a regir sino luego de la publicación de los mismos. Asimismo, todas las empresas del Grupo Empresarial Petromil conservarán las versiones anteriores de esta Política.

El uso continuado de los servicios y la no desvinculación de los mismos por parte del Titular del dato después de la publicación de los cambios efectuados a la Política, constituyen la aceptación de los mismos.  En todo caso, los cambios que se realicen a esta Política se harán en estricto cumplimiento y respecto de la normatividad colombiana vigente en materia.

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