Política de No Alcohol
Política de no alcohol, drogas y tabaquismo
Grupo Petromil con el fin de preservar la salud, el bienestar de las personas y la protección de los bienes de la empresa, asegura un ambiente de trabajo libre de consumo de alcohol, drogas y tabaco.
- Está prohibido el uso, posesión y/o comercialización de drogas ilícitas, bebidas embriagantes y tabaco al igual que el uso inapropiado de sustancias psicotrópicas o químicos controlados, tanto en las instalaciones de la empresa como en las actividades de trabajo fuera de éstas y/o durante la labor de conducción.
- Está prohibido a todos los empleados presentarse al sitio de trabajo bajo la influencia del alcohol, estupefacientes o sustancias psicotrópicas (drogas que tienen la habilidad de afectar los sentimientos, percepciones o humor del individuo produciendo excitación o incoordinación psicomotora), así como consumir y/o incitar a consumir en dicho sitio.
- Para prevenir y controlar el consumo de dichas sustancias, se mantendrán programas de capacitación y campañas con el objeto de evitar la dependencia de éstos.
- Para aquellos colaboradores que voluntariamente soliciten ayuda para superar su adicción a las drogas o el alcohol contarán con la asistencia de la empresa y se realizará seguimiento de los casos.
- La empresa puede realizar inspecciones no anunciadas para detectar drogas y alcohol, solicitar a los colaboradores que se sometan a una evaluación o pruebas de laboratorio, cuando existan sospechas de su uso. La violación de esta política, así como la oposición de las inspecciones se considera falta grave y en consecuencia la empresa puede terminar el contrato de trabajo si se prueba el consumo de éstas sustancias.
Política del Sistema de Gestión Integrado
Política del Sistema de Gestión Integrado
Grupo Petromil asume el compromiso de mantener implementado un Sistema de Gestión Integrado enfocado a la mejora continua, cumpliendo con la legislación vigente y otras responsabilidades aplicables a la actividad comercial, con el propósito de:
- Prevenir accidentes y enfermedades laborales, la identificación de peligros, evaluación de riesgos y la determinación de controles, teniendo como prioridad los relacionados con sustancias químicas, energías peligrosas, tecnológicos, psicosociales, biomecánicos, mecánicos, físicos, viales y biológicos, incendio – explosión, entre otros.
- Evitar la contaminación controlando los aspectos ambientales para reducir los impactos negativos sobre el ambiente.
- Garantizar un servicio oportuno, seguro y confiable a nuestros clientes.
- Formar a nuestros colaboradores para obtener la excelencia en todas las actividades en términos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y responsabilidad social empresarial.
- Fortalecer las relaciones con todas nuestras partes interesadas promoviendo su crecimiento y el desarrollo de acciones socialmente responsables.
- Asegurar la asignación de los recursos para el sostenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Integrado.
- Promover el cumplimiento de los diez principios del pacto mundial de las Naciones Unidas en su entorno de influencia y el de las partes interesadas.
Código de Ética y Conducta
Grupo petromil
El Grupo Petromil está compuesto por ocho sociedades subordinadas a AVANADE CAPITAL HOLDING S.A.S.
Misión
El Grupo Petromil está compuesto por ocho sociedades subordinadas a AVANADE CAPITAL HOLDING S.A.S. Somos un grupo empresarial que integra de manera eficiente la cadena de abastecimiento de combustibles líquidos y gas mediante infraestructura y logística
Visión
Consolidarnos en el negocio de energía con infraestructura portuaria y de almacenamiento para el abastecimiento de combustibles y gas, con eficiencia y calidad desarrollando las mejores prácticas ambientales y de responsabilidad social
Nuestros Valores
Nuestros Principios Éticos
A continuación indicamos los principios éticos más relevantes que deben guiar la actuación de los destinatarios de este código.
• INTEGRIDAD Es la cualidad más importante en un ser humano y en una organización. Puede definirse como la congruencia entre el pensar, el hablar y el actuar. Somos íntegros cuando tenemos fuertes principios morales y actuamos con rectitud a nivel profesional y personal, en estricto cumplimiento de las normas y de las disposiciones de este código.
• HONESTIDAD Es la capacidad de actuar siempre con base en la verdad, implica una conducta recta que asegura la operación transparente de nuestra organización y sus relaciones con clientes, colaboradores y contratistas.
• RESPETO Se vive el respeto al interior de la organización, cuando damos valor a cada persona como individuo y como miembro de la organización y somos capaces de comunicarnos asertivamente respetando las diferencias y sin incurrir en actos discriminatorios, Así mismo, somos respetuosos cuando acatamos la ley, así como las disposiciones de este código, y preservamos el medio ambiente.
• RESPONSABILIDAD Es el compromiso y enfoque hacia el cumplimiento de nuestros deberes, aunado a la capacidad de dimensionar la magnitud y efectos de nuestras acciones y omisiones. Somos responsables cuando procuramos el logro de las metas que como empresa nos trazamos, sin desconocer ni dejar de aplicar las disposiciones legales y reglamentarias a las que estamos sujetos, y asumimos las consecuencias de nuestras acciones u omisiones.
Partiendo de nuestra misión, visión, principios y valores, se estima conveniente aprobar este Código de Conducta Empresarial, de cumplimiento obligatorio para todos nuestros empleados, directivos, proveedores, clientes y demás terceros con los que sostenemos vínculos comerciales.
¿Quiénes son los destinatarios?
Todas las personas naturales o jurídicas que tengan cualquier relación con las actividades desarrolladas por la compañía, en especial:
Responsabilidades de los destinatarios
- Conocer, aplicar el código y promover su aplicación entre los destinatarios.
- Suscribir los documentos que el Grupo Petromil establezca como constancia de conocimiento y compromiso frente al cumplimiento del código.
- Regir sus acciones por los principios de integridad, responsabilidad, respeto y honestidad.
- Interiorizar y aplicar las disposiciones relativas a la prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, soborno y corrupción.
- Evitar situaciones de conflictos de interés. En caso de estar ante una situación de este tipo, el destinatario deberá declarar el conflicto de interés según los lineamientos indicados en este código.
- Basar sus relaciones en la confianza mutua y el respeto.
- Identificar cualquier potencial impacto en la salud pública y el medio ambiente, con el fin de evitar, mitigar o solucionar dichos eventuales impactos.
- Hacer uso correcto de los elementos de protección personal, salud y seguridad cuando desarrolle actividades de riesgo y promover el cumplimiento de las buenas prácticas en materia de protección de riesgos.
- Rechazar cualquier ofrecimiento, pago en dinero, entrega de objetos de valor, prestación de servicios, ofertas, planes o promesas de pago, que de forma directa o indirecta le sean ofrecidos por terceros con la intención de obtener un beneficio personal en torno a la actividad comercial de la compañía.
- Prestar la colaboración necesaria en el curso de las investigaciones internas o externas que tengan como finalidad conocer la existencia de posibles violaciones a este código.
Conductas Prohibidas
- Conductas contra los derechos fundamentales, tales como: acoso sexual, abuso sexual, castigo físico, coacción psíquica o física y abuso verbal.
- Revelar información confidencial y permitir su divulgación o reproducción. Esta obligación subsistirá una vez terminado el vínculo entre la compañía y el destinatario.
- Ofrecer o prometer directa o indirectamente un favor personal o financiero o de cualquier clase, con el fin de obtener o conseguir un negocio u otra ventaja. Los destinatarios tampoco podrán aceptar dicha ventaja a cambio de un trato preferencial.
- Discriminación por razones de raza, sexo, edad, religión, nacionalidad, orientación sexual o cualquier otra condición. En el Grupo Petromil respetamos la dignidad, la privacidad y los derechos personales de cada destinatario y estamos comprometidos a mantener un buen clima organizacional en el cual no existan situaciones de discriminación o acoso.
Responsabilidades exclusivas del Grupo Petromil
Además de velar por el cumplimiento de lo dispuesto en este código, su implementación, divulgación y efectuar las respectivas investigaciones con el respeto de las garantías ofrecidas a los destinatarios, el Grupo Petromil tiene a su cargo las siguientes responsabilidades:
- Adoptar imparcialmente cualquier decisión relacionada con nuestros proveedores, contratistas y demás terceros con quienes tengamos relaciones comerciales, ejerciendo criterios de objetividad, calidad en el producto o servicio, valor y condiciones del mercado.
- Los responsables de efectuar procesos de contratación de consultores, asesores, proveedores, agentes, entre otros terceros, deberán realizar una estricta verificación de antecedentes legales, financieros y comerciales, dejando soportado el resultado de la debida diligencia en nuestros archivos sobre la relación comercial.
- Reportar la existencia de acciones sospechosas, pagos, exigencias, solicitudes u ofrecimientos efectuados por un consultor, asesor y demás terceros durante cualquiera de las etapas de la relación comercial o contractual con el Grupo Petromil.
Conductas Prohibidas
- Aceptar o tolerar el uso de mano de obra de personas menores de 15 años. En este sentido, se debe rechazar todo producto o servicio que haya sido realizado con mano de obra infantil.
- Realizar contribuciones políticas, incluyendo la entrega de dinero, desembolsos para eventos cuya finalidad sea el recaudo de fondos en beneficio de una campaña electoral.
Conflicto de Interés
Se produce cuando los intereses personales de un destinatario compiten con los intereses de la compañía, pudiendo restar objetividad, independencia, equidad o imparcialidad en la toma de decisiones.
En aquellos casos en los que exista la posibilidad de que prevalezca el interés privado o se tomen decisiones en beneficio propio o de un tercero, inclusive en detrimento de los intereses del grupo, se está ante un conflicto de interés (real o posible).
Los destinatarios deberán abstenerse de participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en actividades o decisiones que impliquen un conflicto de interés en los términos indicados, salvo que exista una autorización expresa del máximo órgano de la sociedad.
Así mismo, se deberá declarar el conflicto de interés ante el superior inmediato del destinatario que sea un empleado del Grupo Petromil o, en su defecto, ante el responsable de su relación con la compañía a fin de resolver la situación en forma justa y transparente, también se podrá declarar el conflicto de interés mediante los canales de recepción de denuncias, consultas y dudas relacionadas con la aplicación de este código.
El conflicto de interés puede involucrar al destinatario y a las personas relacionadas con éste por parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o afinidad, o único grado civil, según se indica en las siguientes gráficas:
Parentesco por consaguinidad
Parentesco por afinidad
Parentesco por adopción
Ética Empresarial
El Grupo Petromil cuenta con una Política de Ética Empresarial y Anti-Soborno, que prohíbe conductas como ofrecer o recibir pagos u otros regalos con el fin de obtener determinados resultados. Así mismo, se establecen lineamientos para atenciones, regalos, viajes, relaciones comerciales y procedimientos contables.
En consecuencia, los colaboradores del Grupo Petromil no están autorizados para ofrecer, recibir, pagar, o dar regalos, hacer atenciones u ofrecer cortesías o beneficios como viajes, comidas y atenciones, diferentes a los establecidos en nuestra Política de Ética Empresarial y Anti-Soborno.
Se prohíbe, por tanto, ofrecer, recibir, pagar, o hacer regalos u otorgar beneficios no razonables, desproporcionados, lujosos, excesivos o frecuentes, que de alguna manera generen un sentido de compromiso en el receptor, influyan en cualquier decisión o tengan como finalidad la obtención de una ventaja inadecuada.
También están prohibidos los regalos, atenciones y hospitalidades ofrecidos a miembros de la familia de un empleado, contratista, accionista, aliado, cliente o proveedor del Grupo Petromil.
Señales de Alerta
- Pagos no permitidos por la ley colombiana.
- Regalos o beneficios otorgados de forma oculta y por fuera de las prácticas comerciales habituales.
- No existen registros en la contabilidad de la compañía.
- No se ajustan a los procedimientos internos de la compañía.
- Regalos en efectivo o convertibles en efectivo (títulos valores, tarjetas de regalo, bonos, entre otros.)
Conductas Inadecuadas
- Destinar los equipos de tecnología tales como computadores, impresoras, scanners, entre otros, para uso personal.
- Emplear para fines personales la papelería y demás materiales de oficina.
- Usar indebidamente los beneficios otorgados por la empresa.
- Explotar económicamente los activos de la compañía para lucro personal.
- Celebrar contratos que impliquen el pago de bienes o servicios no requeridos por la compañía, o cuyo valor exceda los precios reales del mercado.
Información
- Los empleados del grupo son responsables de la protección de la información que en ejercicio de sus funciones reciba, deberá guardar la confidencialidad de la información que tenga dicho carácter y sólo podrá compartirla según lo permitan las normas legales y políticas del grupo.
- El Grupo Petromil trata los datos personales de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias.
Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
El lavado de activos, la financiación del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva, son delitos que impactan fuertemente el desarrollo social y económico del estado y la sociedad en general, por eso el Grupo Petromil cuenta con un Manual SIPLAFT que establece las políticas, procedimientos, directrices y lineamientos obligatorios, que buscan garantizar el cumplimiento de los mecanismos de identificación, prevención, detección, reporte, monitoreo y respuesta ante actos de corrupción, fraude, lavado de activos o financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva.
Las disposiciones contenidas en dicho manual están dirigidas a los empleados, directivos, contratistas, proveedores y clientes, con el fin de contar con mejores prácticas y gestión del riesgo relacionado con el lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
En línea con lo anterior, el lavado de activos y la financiación del terrorismo transgreden gravemente este código por ir en contravía de las conductas aquí promovidas, así como de los principios que rigen la actividad del Grupo Petromil. En consecuencia, se prohíben las transacciones que impliquen, cuando menos, una sospecha fundamentada de la procedencia ilícita de los fondos relacionada con este tipo de actividades.
En línea con esta postura, la compañía evalúa cuidadosamente las transacciones financieras, realizando una debida diligencia a quien tenga vínculos con el grupo que impliquen recibir o hacer pagos y demás transacciones financieras. A través de esta debida diligencia, se evita realizar transacciones con terceros incluidos en listas restrictivas o con cualquier otra señal de alerta según nuestros sistemas de consulta.
Procedimiento en caso de tener conocimiento de conductas violatorias de las disposiciones de este código
Todo aquel que tenga conocimiento de hechos que constituyan evidencias o sospechas de infracciones al código, deberá realizar la denuncia respectiva:
- Los destinatarios que tengan la calidad de empleados del grupo, deberán informar a sus superiores inmediatos tan pronto tengan conocimiento de la existencia de la práctica o acción que sea considerada inadecuada o ilegal, o de alguna manera contraríe lo dispuesto en este código.
- Los demás destinatarios deberán comunicarlo al responsable de su relación con el Grupo Petromil.
- También se podrá informar acerca del posible incumplimiento del código, o dudas frente a su aplicación, a través de los canales de recepción de denuncias, consultas y dudas relacionadas con la aplicación de este código, previstas para el efecto.
Las comunicaciones se efectuarán y tramitarán de manera confidencial, salvo que se requiera levantar la confidencialidad por razones legales. Todos los reclamos, denuncias y consultas serán revisados e investigados en debida forma, respetando las garantías de los involucrados.
El Grupo Petromil prohíbe estrictamente la toma de represalias en contra del destinatario que reporte la existencia de conductas violatorias de lo dispuesto en este código y a su vez se asegurará de proteger los derechos y el debido proceso de los denunciados.
Consecuencias del incumplimiento del código
Los destinatarios deberán guiar sus conductas por los principios básicos enunciados en este código.
En caso de incumplimiento, el Grupo Petromil adelantará un procedimiento de verificación y adoptará las medidas necesarias, incluyendo la terminación inmediata de la relación contractual, comercial o laboral que lo vincule con el destinatario cuyas conductas transgredan este código. Adicionalmente, se podrán iniciar acciones legales a que haya lugar.
En cualquier caso, el presunto autor de una infracción al código podrá ejercer su defensa antes de que sea adoptada la medida.
Política del Sistema de Gestión y Prevención del LA/FT/FPDAM
Política
Sistema de Gestión y Prevención del Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SIPLAFT – SAGRILAFT)
Las empresas del GRUPO PETROMIL tienen como política para la gestión del riesgo de LA/FT/FPADM una serie de medidas y procedimientos para prevenir que las empresas sean utilizadas, directa o indirectamente, para la realización de actividades ilícitas o su financiación.
Esta política se desarrolla a través del Manual del Sistema de Gestión y Prevención del Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva SAGRILAFT-SIPLAFT, la cual establece que las empresas del GRUPO PETROMIL deben, como mínimo: (i) identificar y validar la identidad de sus asociados, clientes, usuarios, contratistas y demás contrapartes, (ii) conocer al beneficiario final, (iii) entender los negocios, contratos y operaciones de sus contrapartes, y (iv) efectuar un monitoreo transaccional, con el fin detectar operaciones o actividades que se salgan del comportamiento normal para gestionar su riesgo.
El GRUPO PETROMIL tiene procedimientos para conocer a sus clientes, usuarios, proveedores, empleados y demás contrapartes mediante la obtención, registro y verificación de su información. Así mismo, tiene mecanismos para la actualización periódica de tales datos.
La “Debida Diligencia” es el elemento fundamental para el desarrollo de la presente política. El GRUPO PETROMIL cuenta con procedimientos de debida diligencia para sus clientes, usuarios, proveedores, empleados, accionistas y demás contrapartes con el fin de proteger los intereses, negocios, contratos y operaciones de la empresa.
El GRUPO PETROMIL cuenta con un procedimiento de debida diligencia más exhaustivo para las relaciones, directas o indirectas, con Personas Expuestas Políticamente (PEP). Así mismo, realiza un proceso de debida diligencia intensificada para aquellos clientes, proveedores, empleados, productos, canales, jurisdicciones y demás contrapartes que considere de mayor riesgo, así como los considerados APNFD (Actividades y Profesiones No Financieras Designadas), acorde con las normas locales y los estándares internacionales.
Las empresas del GRUPO PETROMIL podrán realizar actividades u operaciones relacionadas con activos virtuales o servicios de activos virtuales con el fin de perfeccionar el pago de relaciones comerciales con sus contrapartes, inversiones o decisiones de portafolio y/o aportes en especie o cualquier otro uso para las empresas de conformidad con la legislación vigente. En cuanto a la gestión de riesgos, a estas relaciones se debe aplicar una debida diligencia intensificada.
De acuerdo con las características del negocio y las operaciones de las empresas del GRUPO PETROMIL con sus contrapartes, se realiza un análisis de riesgo LA/FT/FPADM al manejo de dinero en efectivo y se establecen controles especiales para identificar su origen, entre otros.
Las empresas del GRUPO PETROMIL reportan ante la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) todas las operaciones que determine como sospechosas, sin perjuicio de poner en conocimiento de las autoridades competentes otras situaciones que conozca dentro del desarrollo normal del negocio. Además, se reporta en forma inmediata a la UIAF y autoridades competentes cualquier vínculo que se identifique con aquellas contrapartes que aparezcan en las listas vinculantes para Colombia.
El GRUPO PETROMIL conserva todos los documentos relacionados con el funcionamiento del Sistema de Prevención y Gestión del Riesgo LA/FT/FPADM por un término no menor de diez (10) años, acorde con las normas legales en la materia.
Finalmente, el GRUPO PETROMIL cuenta un gobierno corporativo y una Junta Directiva comprometida con la prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM, apoyado con la designación de un oficial de cumplimiento, quien vela por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del Sistema de Prevención y Gestión del Riesgo LA/FT/FPADM.
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